Ein Leistungsverzeichnis für Büromöbel ist erstaunlich präzise, wenn es um Maße, Oberflächen und Stückzahlen geht, und erstaunlich still, wenn es um die Frage geht, wie lange das alles halten soll. Die Position Nutzungsdauer steht in kaum einem LV. Dabei entscheidet sie mehr über die Kosten eines Projekts als jede Kantenausführung. Auf unserer Website gibt es eine Seite, die genau diese fehlende Position rechenbar macht: Gesamtbetriebskosten (TCO). Sie stellt zwei reale Produkte aus unserem Katalog über einen frei gewählten Zeitraum gegenüber und liefert ein Ergebnis in einer Form, die sich in eine Vergabeunterlage übernehmen lässt. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie die Seite bedienen, was sie ausgibt und wo sie bewusst aufhört.
Warum die Nutzungsdauer ins LV gehört
Wer öffentlich beschafft, kennt den Begriff Lebenszykluskosten aus dem Vergaberecht: Der Zuschlag fällt auf das wirtschaftlichste Angebot, und wirtschaftlich heißt nicht billig, sondern günstig über die gesamte Nutzung. Im privaten Einkauf gilt dieselbe Logik, nur fehlt meist das Werkzeug. Ein Schreibtisch, der zweimal ersetzt werden muss, bevor der Mietvertrag ausläuft, ist in der Angebotssumme der günstigere und in der Bilanz der teurere. Die Position Nutzungsdauer macht diesen Unterschied sichtbar, bevor die Bestellung unterschrieben ist. Der Rechner liefert die Zahl dazu, nicht als Behauptung eines Anbieters, sondern als Ergebnis aus Herstellerangaben und Ihren eigenen Eingaben. Für Architekten und Planer, die Möbel aus Italien für ein Projekt in Deutschland ausschreiben, ist das der Unterschied zwischen einem Wunsch im Erläuterungsbericht und einer Anforderung, die geprüft werden kann.
Was Sie eingeben und was nicht
Die Seite fragt acht Felder ab. Kategorie und Marke: welche Art von Möbel Sie vergleichen und von welchem Hersteller aus unserem Sortiment. Ein Referenzprodukt und ein Vergleichsprodukt, in der Regel das Modell aus dem günstigeren Angebot und das Modell, das Sie eigentlich vorziehen würden. Die Stückzahl je Produkt, denn zwölf Arbeitsplätze rechnen anders als zweihundert. Die Zahl der betroffenen Mitarbeitenden und Ihre Branche, weil ein Teil des Ergebnisses die Menschen am Möbel betrifft und nicht das Möbel selbst. Und den Zeitraum in Jahren, über den Sie die Einrichtung nutzen wollen. Preise, Garantiedauer, Nutzungsdauer und Wartungsansätze geben Sie nicht ein: Sie kommen aus dem Katalog. Es sind dieselben vom Hersteller deklarierten Daten, die Sie im Produktpass auf jeder Artikelseite als PDF herunterladen können. Ändern Sie ein Feld, rechnet die Seite neu; sie ist für mehrere Durchläufe gebaut, nicht für einen.
Das Ergebnis, Zeile für Zeile gelesen
Die erste Zeile weist die zusätzlichen Kosten aus: was das Vergleichsprodukt über den gesamten Zeitraum mehr oder weniger kostet als die Referenz, gerechnet aus Anschaffung, Ersatzbeschaffungen und Wartung. Das ist der gesicherte Teil. Darunter stehen die zusätzlichen Nutzen, aufgeschlüsselt nach Produktivität, Wohlbefinden, Repräsentation, Zertifizierungen, Anpassbarkeit und Fehlzeiten. Dann zwei Kennzahlen, nach denen in jeder Runde mit der Geschäftsführung gefragt wird: der Ertrag auf den Mehrpreis und der Break-even, also nach wie vielen Monaten sich die Differenz bezahlt gemacht hat, oder das Wort sofort, wenn es nichts zu bezahlen gibt. Ganz unten das Urteil: Nettovorteil oder Nettonachteil. Reicht der Zeitraum nicht, um den Mehrpreis hereinzuholen, schreibt die Seite genau das hin: nicht innerhalb des Zeitraums amortisiert. Jede Zeile lässt sich in einer Sitzung vorlesen, ohne dass jemand nach der Formel fragen muss.
Gesicherte Kosten und geschätzter Nutzen bleiben getrennt
Die Kostenseite beruht auf deklarierten Daten: Nutzungsdauer, Garantie, Wartung. Die Nutzenseite ist eine Schätzung, und die Seite nennt sie auch so. Die drei Kennzahlen im Kopf der Seite, ein vorsichtiger Produktivitätsansatz, ein Ansatz für weniger Fehlzeiten und ein Ansatz für die Wirkung des Arbeitsumfelds auf die Arbeitgebermarke, sind als Annahmen ausgewiesen, jede mit Quelle: die Arbeitskostenstatistik von Eurostat, der Fehlzeiten-Report der AOK, nach dem Muskel-Skelett-Erkrankungen 19,8 Prozent aller Fehltage verursachen, und eine internationale Arbeitsplatzstudie von Gensler. Wer nur mit den gesicherten Kosten entscheiden will, kann das tun; der geschätzte Nutzen steht in einem eigenen Feld und wird der Kostensumme nicht zugeschlagen. Für eine Vergabeakte ist das der entscheidende Punkt: keine Zahl vermischt Fakten mit Annahmen, und jede Annahme hat einen Namen.
So wird aus dem Ergebnis eine LV-Position
Der praktische Nutzen für Planer und Einkäufer liegt in der Formulierung. Statt hochwertige Ausführung steht im Leistungsverzeichnis künftig eine prüfbare Anforderung: deklarierte Nutzungsdauer, Garantiedauer und Verfügbarkeit von Ersatzteilen als Mindestwerte, ergänzt um den Betrachtungszeitraum, über den die Angebote verglichen werden. Der Rechner hilft dabei zweimal. Vor der Ausschreibung zeigt er, welche Nutzungsdauer ein Mehrpreis überhaupt rechtfertigt; das wird zur Mindestanforderung. Nach dem Angebotseingang lässt sich das günstigste Angebot gegen das bevorzugte Produkt über denselben Zeitraum rechnen, mit denselben Annahmen, in derselben Reihenfolge. Das Ergebnis ist reproduzierbar, und genau das verlangt eine Vergabe: gleiche Regeln für alle Bieter und eine Zahl, die im Vergabevermerk steht statt im Bauchgefühl. Ein Bieter, der die Nutzungsdauer nicht deklarieren will, hat damit bereits geantwortet.
Er rechnet keine Umzüge, keine Entsorgung und keine Ausfallzeiten; solche Posten hängen zu stark vom Projekt ab, um sie mit einer allgemeinen Annahme zu belegen. Er ersetzt kein Angebot: Wenn Sie nach dem Vergleich eine Offerte anfragen, sagen Sie uns, welche Produkte Sie über welchen Zeitraum verglichen haben, und wir setzen dort an, nicht bei null. Und er entscheidet nichts. Ein repräsentatives Möbel für die Geschäftsleitung wird nicht nach Amortisation gekauft; die Seite weist das dann als Nettonachteil aus, und das ist korrekt so. Ihre Aufgabe ist es, die fehlende Position sichtbar zu machen. Was Sie daraus im LV machen, ob Mindestwert, Zuschlagskriterium oder schlicht ein Argument gegenüber dem Bauherrn, bleibt Ihre Entscheidung. Möchten Sie den Vergleich auf ein ganzes Projekt statt auf zwei Produkte anwenden, machen wir das gemeinsam, mit denselben offengelegten Annahmen.
Schnelle Antworten
Woher stammen die Produktdaten im TCO-Rechner? Aus dem Katalogeintrag jedes Produkts: Nutzungsdauer, Garantie und Wartungsansatz, wie sie der Hersteller deklariert. Sie geben nur Stückzahl, betroffene Mitarbeitende, Branche und Zeitraum in Jahren ein. Es sind dieselben Daten wie im Produktpass, der auf jeder Artikelseite als PDF bereitsteht.
Lässt sich das Ergebnis in ein Leistungsverzeichnis übernehmen? Ja, als prüfbare Positionen: Mindestnutzungsdauer, Mindestgarantie, Verfügbarkeit von Ersatzteilen und der Betrachtungszeitraum, über den die Angebote verglichen werden. Der Rechner zeigt vorher, welche Nutzungsdauer einen Mehrpreis rechtfertigt, und prüft nachher, ob das günstigste Angebot über denselben Zeitraum standhält.
Werden Nutzen und Kosten zu einer Zahl addiert? Nein. Die zusätzlichen Kosten aus Anschaffung, Ersatz und Wartung stehen für sich. Der geschätzte Nutzen mit seinen Quellen steht in einem eigenen Feld. Wer nur mit gesicherten Kosten entscheiden will, kann die Nutzenseite ignorieren, ohne dass sich die Kostenzeile ändert.
Was bedeutet nicht innerhalb des Zeitraums amortisiert? Dass der Mehrpreis des Vergleichsprodukts über die gewählten Jahre nicht durch den geschätzten Nutzen zurückkommt. Das Ergebnis kann also gegen das teurere Produkt ausfallen, etwa bei kurzem Zeitraum, kleiner Stückzahl oder überwiegend gestalterischem Vorteil, und dann steht es wörtlich so auf der Seite.